Dans le corps diplomatique, il est important que toutes les invitations, demandes et questions soient présentées par écrit. Par conséquent, si vous avez des affaires avec une ambassade, vous devrez écrire une lettre. Tout comme les bonnes manières, les compétences en rédaction sont attendues dans les cercles diplomatiques et les gens sont jugés en fonction de leur niveau de suivi du protocole. Il n’est pas difficile d’écrire une lettre à un ambassadeur. Il vous suffit de suivre quelques règles de base.
Utilisez le format de bloc. Il s’agit du style accepté dans lequel tout le texte commence au même niveau que le côté gauche de la page. Au lieu de reculer, laissez un espace entre chaque paragraphe.
Utilisez du papier à en-tête et laissez un espace entre l’adresse et la date. Si vous n’avez pas de papier à en-tête, saisissez votre adresse dans le coin supérieur gauche, puis ajoutez un espace et saisissez la date.
Laissez un espace après la date et saisissez adresse interne. Écrivez « The Honorable (Full Name), Ambassadeur des États-Unis sur la ligne de front et suivez avec l’ambassade américaine et son adresse.
Écrivez (votre) Excellence, Ambassadeur (nom complet) à la première ligne, si vous écrivez à un ambassadeur étranger. Écrivez à l’ambassade (du pays) et suivez l’adresse. L’adresse interne est ce qui sépare les lettres commerciales des lettres amicales, et l’adresse est la même que celle qui figure sur l’enveloppe.
Laissez un espace après l’adresse interne, puis écrivez le message d’accueil. Le format correct est « cher (M. ou Madame) ambassadeur » pour un ambassadeur américain et « Votre Excellence » pour un ambassadeur étranger.
Laissez à nouveau un espace et démarrez le corps de la carte. Expliquez pourquoi vous écrivez à l’ambassadeur. Pour aller droit au but en disant : « Je vous écris à l’ordre… »
Faites en sorte que vos phrases et paragraphes restent courts. N’utilisez pas un grand mot quand un petit va le faire. Gardez un ton professionnel chaque fois que vous écrivez une lettre à un ambassadeur.
Composez un autre court paragraphe, en veillant à laisser à nouveau un espace entre les paragraphes, et fournissez toutes les informations à l’appui. Si, par exemple, vous écrivez pour demander à l’ambassadeur de prendre la parole lors d’une cérémonie, indiquez l’heure, la date et le lieu.
Commencez un dernier paragraphe en remerciant l’Ambassadeur de son temps et d’avoir examiné sa demande. Laissez un espace entre la partie terminale et la fermeture.
Terminez votre lettre par « Cordialement ». Laissez trois ou quatre espaces pour votre abonnement et saisissez votre nom.
Vérifiez l’orthographe et les fautes de frappe. Lisez la lettre à voix haute et écoutez Tom. Modifiez en conséquence.
Astuces
Laissez la lettre s’asseoir pendant une journée entre la rédaction et la modification de la lettre afin que vos yeux soient frais et que vous puissiez détecter les erreurs.